Coraz częściej przedsiębiorstwa korzystają z usług firm zewnętrznych i zlecając im różne działania takie jak na przykład szkolenia, przeprowadzenie audytu, prowadzenie księgowości czy obsługę kadr i płac. Warto dowiedzieć się, jakie korzyści płyną z korzystania w tym przypadku z firmy, która świadczy usługi w zakresie kadr i płac oraz czy warto to robić samemu.

Rozpocząć należy od tego, czym zajmuje się działalność kadrowa i płacowa. Obsługa kadrowa przede wszystkim zajmuję się sporządzaniem akt osobowych pracownika, ewidencji jego czasu pracy, przygotowanie dokumentów odnoszących się do zawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy, tworzenie umów cywilno-prawnych, rejestr i aktualizacji zaświadczeń lekarskich i szkoleń BHP. Obsługa płacowa dotyczy sporządzenia list płac, druków ZUS RMUA, comiesięczną wysyłkę deklaracji rozliczeniowych do ZUS, tworzenie informacji PIT-4, PIT-11, PIT-8B czy PIT-40.

By właściwie podjąć decyzję czy korzystać z firmy zewnętrznej przy obsłudze kadr i płac czy zatrudnić pracownika należy przyjrzeć się korzyściom oraz minusom, jakie z tego płyną. Firma zewnętrzna jest znacznie tańsza niż zatrudnienie pracownika na pełen etat czy nawet połowę. Zatrudniając kadrowego firmie trzeba, co jakiś czas wysłać go na szkolenie, co zwiększa koszty jego utrzymania. Pracownik może iść na zwolnienie chorobowe i w tym czasie trzeba znaleźć za niego zastępstwo. W przypadku firmy zewnętrznej usługi przez nich świadczone są zgodne z umową i wykonywane na czas. W razie zaniedbania czy popełnienia błędu przez pracownika pracodawca musi ponieść całkowita odpowiedzialność w tym finansowa, natomiast przy korzystaniu z usług firmy zewnętrznej pełną odpowiedzialność ponosi firma gdyż ma obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Korzyścią z posiadania pracownika zajmującego się omawianym zagadnieniem jest pełna kontrola nad jego pracą, poufność danych pracowników oraz brak dodatkowych kosztów w związku z dodatkowymi zadaniami czy problemami.

Którą opcję, więc wybrać? To wszystko zależy od właścicieli przedsiębiorstwa czy mają wystarczające zaufanie do tego typu firmy albo czy znajdą pracownika, który spełni ich wszystkie oczekiwania.